Mail Archiving Expert电子邮件归档管理

电子邮件归档与法规遵从

 

系统架构

遵循法规及组织策略,与储存设备高度相容的email归档调阅机制,能有效保存黄金邮件内容,精简email储存空间,提升企业营运生产力!

 汇聚最多企事业单位的邮件安全管理实作经验

 提供邮件转置服务,解决调阅历史邮件之苦

 阶层化组织及分权管理架构,符合层级管理及审核要求

 快速建立稽查调阅范本,提升审核管理效率

 弹性化邮件归档策略,落实email信息生命周期管理

 完整保存内部信及SMTP邮件,符合策略及法规要求

•  搭配强大的邮件审核机制,有效防止机密通过邮件夹件外泄

 搭载新一代高速搜寻引擎,迅速精准调阅邮件

 

运行架构:

Mail Archiving Expert采用Standalone架构,不需更改现有网络及邮件流架构,可迅速完成系统部署,与现有email相关设备及后端储存设备的整合相容性极佳,极适合各型企事业单位使用。通过Mail Archiving Expert采用的Email Copy机制,进行完整的邮件备份,支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等电子邮件服务器内部邮件记录,通过中央管理界面来迅速完成邮件归档策略设置、检索及调阅等相关管理服务。

公司治理、遵循法规的基石-电子邮件归档

为降低风险,各国纷纷制定数据保护的相关法规,强烈规范企事业单位必须提供保存营运数据以及降低营运风险相关措施。电子邮件是企业对企业、或企业对客户最重要的沟通管道,使用普及度高,所以也被企事业单位列为最重要的数据保护目标。随着电子邮件使用量快速倍增,若未将email数据进行分类、归档以及落实信息生命週期管理(Mail Lifecycle Management) ,而一昧将所有email进行备份,对企事业单位而言,将会浪费储存资源并影响后续的调阅效率,轻则浪费成本,重则违反法规而伤害声誉。 通过守内安信息科技Mail Archiving Expert电子邮件归档专家,能完善保存邮件资产,进行邮件内容分类归档,符合企业整体或个别的相关管理策略,并能依据合法流程进行邮件检索及调阅等工作,维持储存归档的高稳定性及最佳化运作效能,以落实最佳化的email资产管理,有助于降低email的储存成本外,更可强化对电子邮件资产价值保存,提升企业营运竞争力!

为降低风险,各国纷纷制定数据保护的相关法规,强烈规范企事业单位必须提供保存营运数据以及降低营运风险相关措施。电子邮件是企业对企业、或企业对客户最重要的沟通工具,使用普及度高,所以也被企事业单位列为最重要的数据保护目标。通过Mail Archiving Expert能将邮件内容进行分类,依据企业规范制定整体或个别的管理策略以进行归档作业,并能依据合法流程进行邮件检索及调阅等工作。

企业先制定邮件备份策略,先以年限一年、二年、三年、五年、永久作为基础,运用MAE的「邮件生命周期」服务,可将邮件内容进行备份期限的分类,并搭配整体或个别的管理策略,进行归档、邮件检索及调阅等工作。MAE「邮件生命周期」能符合策略将分类储存的邮件进行自动搬移及后续处理,例如会自动推移邮件的储存年限,并将该邮件从MAE自动搬移至远端储存设备,避免硬盘空间不足影响相关运作,还能减少系统负载及分散电子邮件的保存风险。

MAE「邮件生命周期」运用全自动的邮件自动搬移技术,不需浪费管理人员的时间来处理各类邮件备份的后续作业,MAE会依邮件归档备份策略,时限一到就自动执行后续的处理(如依年限增加而动态搬移数据、搬到指定备份设备、删除超过保存期限的数据..等),能大幅减轻信息管理人员的工作负担。

历史邮件转置服务 去重复性、整合效率佳

许多中大企业在部署邮件归档前的历史邮件存量极大,不但储存数据重复性高,且散存在为数众多的磁带中,如何去重复性并完成巨量历史邮件转置就成为邮件归档工程的第一个难关。Mail Archiving Expert协助企业解决此困扰,提供跨平台历史邮件转置服务,无论Exchange、Notes等系统的专属邮件格式都能完整转置到邮件归档系统及后端储存设备中,能符合储存数据可用性及完整性的法规要求。为确保储存数据的可用性,Mail Archiving Expert针对去重复性内容检查、防数据篡改、储存失误/成功..等推出自动检查机制,并搭配管理自动通知设置,让管理人员能更安心地掌握系统运作状况。

 

 

支援内部信邮件备份架构不同管理角色

根据企事业单位的建置需求,Mail Archiving Expert采取Stand alone架构,不需更改现有网络及邮件流架构,可迅速完成系统实施,与现有email相关设备及后端储存设备的整合相容性佳,极适合各型企事业单位使用。针对email流量大的企业集团,可搭配Multi-way架构做到分流或备援等顾问式服务。通过Mail Archiving Expert采用的Email Copy机制,进行完整的邮件备份,支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等电子邮件服务器内部邮件记录,通过中央管理界面来迅速完成邮件归档策略设置、检索及调阅等相关管理服务。 

 

遵循法规 落实Email ILM的最佳利器

为降低风险,各国纷纷制定数据保护的相关法规,强烈规范企事业单位必须提供保存营运数据以及降低营运风险相关措施。电子邮件是企业对企业或企业对客户最重要的沟通管道,使用普及度高,所以也被企事业单位列为最重要的数据保护目标。通过Mail Archiving Expert将邮件内容进行分类,依据企业规范制定整体或个别的管理策略以进行归档作业,并能依据合法流程进行邮件检索及调阅等工作。 

 

落实备份策略管理 有效运用储存资源

通过Mail Archiving Expert电子邮件归档专家,可将邮件内容进行分类归档,亦可由管理者自订备份策略,并配合整体或群组的备份策略,以进行邮件分类分级的归档设置。Mail Archiving Expert能与Storage储存设备高度整合(如HDS、IBM、HP、DELL、NET APP…等),并已获得HDS的国际技术伙伴认证。Mail Archiving Expert能符合各部门对邮件数据的差异化认知,制定合适的备份管理策略,可有效运用储存资源的使用空间,降低企事业单位的储存成本。 

 
 

多元化Email储存资源管理 有效分散风险

Mail Archiving Expert提供本机(Local)及远端(Remote)备份方式,能有效分散单机或集中式储存的风险。通过中央管理界面,提供外接储存设备(Storage)设置,搭配弹性化归档策略进行相关归档设置,并能清晰了解各端点的储存资源状态。因应临时或紧急备份的需要,Mail Archiving Expert还提供弹性化(Flexible)归档策略调整设置,以满足企事业单位对于信息备份管理的异动需求。 

 

符合组织规范 迅速检索并回复邮件

Mail Archiving Expert能配合群组及个人权限设置,依据合法流程进行线上(On-line)、近线(Near-line)及离线(Off-line)邮件检索、调阅以及还原作业。若发生邮件数据毁损或须搜寻举证用的特定邮件,可通过指定查询、分类查询、MyMail个人化服务或搭配全文检索查询..等多种方式,迅速调阅出该邮件并进行还原寄送,还原后的邮件亦可直接导入Outlook或Outlook Express等个人邮件收发工具中。  

 

搭载新一代高速搜寻引擎 迅速精准调阅邮件

Mail Archiving Expert搭载新一代高速搜寻引擎,能针对所有邮件快速建立索引,管理人员或审核人员可即时检索所需邮件。另外,通过Mail Archiving Expert的归档管理机制,即使已经备份到远端的索引档以及邮件,只要通过挂载功能,便可轻松进行邮件检索,犹如在本机上操作一样,完全不用执行复杂的还原程序(Restore),大幅降低调阅历史邮件所花费的冗长时间,有效降低管理人员的工作负担。

 

符合电子发现模型的电子举证

对于当今数据密集型企业,每日备份是必不可少的工作,而归档企业信息资产以长期保存仍被视为是“必要”的选择。归档旨在存储所有数据,而不只是某一时间点存储在服务器上的数据。通常,归档以支持快速、轻松搜索和访问(如需要)内容的格式存储在磁盘上。借助归档,可以在内容的整个生命周期保证其可访问性和可读性,这就是这一流程与 eDiscovery 密切关联的原因所在。

识别 是决定电子邮件数据的范围、宽度和深度的过程;
比如财务数据的识别,就涉及的范围包括了财务部门,以及和财务部门有相关往来的人员的邮件数据,也就是这一邮件数据识别的宽度,而深度就需要依照人员的属性来设置其邮件的保留的时间长度,如出纳的邮件保留5年,而会计的邮件就需要保留7年甚至更长时间;
 
保留和收集数据是接下来的一步
 
 

电子发现的预备清单:

 

在电子发现过程中,MAE具备的能力:

 

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